Curso gratis · Lección 2 de 5
Lección 2: stock mínimo
Quedarse sin pan, sin leche o sin gas un sábado es plata que se va al almacén de la otra cuadra. En esta lección calculas cuánto tiene que quedar de cada producto importante antes de pedir, con una cuenta que cabe en el margen del cuaderno.
Objetivo de la lección
Vas a elegir los productos que más se venden en tu local y, para cada uno, anotar un número: el mínimo. Cuando en el estante quede esa cantidad o menos, se pide. Así el pedido deja de depender de acordarse mirando el estante justo cuando pasa el vendedor.
Usas la lista de la lección 1: de ahí sacas los productos y los proveedores con su día de visita.
¿No te cuadra la cuenta?
Escríbenos el producto, cuánto vendes y cada cuánto te visitan, y la hacemos contigo.
La cuenta del mínimo
Para cada producto necesitas tres datos que ya tienes en la cabeza: cuántas unidades vendes en un día normal, cada cuántos días puedes hacer un pedido a ese proveedor (el día que pasa el vendedor o que tú le escribes) y cuántos días demora en llegar lo que pediste. No son lo mismo: el vendedor puede pasar el lunes y el camión llegar el miércoles.
Los días que tu stock tiene que aguantar son la suma de los dos últimos: días hasta el próximo pedido + días de demora de la entrega. Con eso la cuenta es:
Mínimo = venta de un día x días que tiene que aguantar + un colchón.
El colchón cubre el día que se vende más de lo normal o el camión que se atrasa. Para partir, usa la venta de un día más; con el tiempo lo ajustas.
Ejemplo con números inventados
Vendes unas 12 bolsas de leche al día. El vendedor pasa los lunes, una vez por semana, y lo que le pides llega el miércoles. Si hoy es lunes y no pides, la próxima oportunidad es el otro lunes (7 días) y eso llegaría dos días después (2 días más). Tu leche tiene que aguantar 9 días.
Mínimo: 12 x 9 = 108, más un día de colchón (12) = 120. Si el lunes, cuando pasa el vendedor, tienes 120 bolsas o menos, esa leche entra en el pedido. Tus números serán otros: la cuenta es la misma.
Cuánto pedir
Pide lo que falta para volver al mínimo, más lo que se va a vender mientras esperas la entrega: pedido = mínimo + venta de un día x días de demora - lo que tienes hoy.
Siguiendo el ejemplo: si el lunes cuentas 50 bolsas, el pedido es 120 + 12 x 2 - 50 = 94. Si el proveedor vende por caja cerrada, redondea hacia la caja más cercana y anótalo en la lista.
Paso a paso
Solo para los productos que importan. No hace falta calcular el mínimo del betún de zapatos.
- Elige tus 20 productos
Los que más se venden y los que, si faltan, el vecino se va a otro local: pan, leche, huevos, bebidas, gas, arroz, aceite.
- Estima la venta de un día
Mira cuántas unidades salen en un día normal, no en uno de fiesta. Si no sabes, cuenta durante tres días seguidos y saca un promedio.
- Anota los días que tiene que aguantar
Sácalo de la columna de proveedor de la lección 1: cada cuántos días puedes pedirle y cuánto demora en llegar. Si el vendedor pasa los lunes y entrega el miércoles, son 7 + 2 = 9 días.
- Calcula y escribe el mínimo
En una columna nueva de tu lista. Pégalo también con cinta en el estante o el refrigerador, así quien reponga lo ve.
- Arma la hoja de pedido por proveedor
Una página por distribuidor con sus productos y sus mínimos. El día antes de que pase, revisas solo esa página.
Ejercicio y plantilla para copiar
Agrega estas columnas a la lista de la lección 1, o haz una hoja aparte solo con tus 20 productos:
- Producto
- Venta de un día normal
- Días hasta el próximo pedido más días de demora de la entrega
- Colchón (para partir, un día de venta)
- Mínimo
- Proveedor y día de pedido
- Revisado: fecha de la última vez que ajustaste el número
Cuándo cambiar el número
El mínimo no es para siempre. En verano se venden más bebidas y helados; en marzo, más útiles y colaciones; en invierno, más gas y pan. Revisa los mínimos al cambiar de estación y cada vez que un proveedor cambie su día de visita.
Si un producto se te acaba seguido, sube el colchón. Si siempre te sobra y vence, bájalo: eso lo vemos más a fondo en el artículo sobre PEPS en el almacén. En la app que estamos construyendo, la función de inventario está pensada para avisar cuando un producto llegue a su mínimo, pero esta lección funciona igual con lápiz.
Siguiente lección
Con los mínimos listos, el estante ya no depende de la memoria. Lo que sigue es ordenar lo que te deben: la lección 3: el fiado ordenado.
El índice del curso tiene las cinco lecciones, y la lista de espera sigue abierta si quieres probar la app cuando esté lista.
¿Cuánto demora esta lección?
Unos diez minutos de cuentas si ya sabes cuánto vendes al día. Si tienes que contar ventas durante tres días para saberlo, deja la lección abierta y vuelve a terminarla.
¿Necesito algo instalado?
No. Es una cuenta de multiplicar y una columna más en tu lista. Si usas planilla, basta multiplicar dos celdas y sumar el colchón.
¿Qué hago con un producto que se vende a veces sí y a veces no?
No le pongas mínimo. El mínimo sirve para lo que sale todos los días. Lo que se vende de vez en cuando se pide cuando se acaba o cuando alguien lo encarga.
¿El mínimo sirve para el pan que llega todos los días?
Para el pan el cálculo se hace al revés: no es cuánto dejar antes de pedir, sino cuánto encargar cada mañana para que no sobre al cierre. Anota tres días lo que te sobra y ajusta el encargo; lo explicamos en la página de producción diaria de panadería.
¿Tienes un almacén de barrio?
Escríbenos tu rubro y tu comuna. Te contamos en qué va la app y anotamos lo que tu negocio necesita.