Guía práctica
Planilla de inventario para tu almacén, hecha por ti
Antes de pagar por un programa, una planilla bien hecha resuelve la mitad del desorden del stock. Te dejamos las columnas, las fórmulas listas para copiar y un método para contar sin cerrar el almacén. Funciona igual en Excel y en Google Sheets desde el celular.
Las columnas
Abre una hoja nueva y escribe estos títulos en la fila 1, de la columna A a la L. El orden importa porque las fórmulas de más abajo usan esas letras.
- A, Código: el código de barras o uno tuyo corto, como ARR1 para el arroz.
- B, Producto: nombre y formato, por ejemplo arroz grado 2 de 1 kilo.
- C, Categoría: abarrotes, bebidas, aseo, lácteos. Sirve para filtrar.
- D, Proveedor: a quién se lo compras.
- E, Unidad: unidad, kilo, pack o caja.
- F, Stock actual: lo que tienes hoy.
- G, Stock mínimo: el número bajo el cual tienes que pedir.
- H, Costo unitario: lo que te costó cada unidad con IVA.
- I, Precio de venta: lo que cobras en el mesón.
- J, Margen: fórmula.
- K, Valor en bodega: fórmula.
- L, Alerta: fórmula.
Las fórmulas, listas para copiar
Escríbelas en la fila 2 y después arrastra hacia abajo desde la esquina de la celda. Si tu Excel está en español de Chile, el separador es el punto y coma; si te marca error, prueba con coma.
Margen sobre el precio (columna J)
=SI(I2>0;(I2-H2)/I2;0) y dale formato de porcentaje. Te dice qué parte de cada venta te queda después de pagar el producto. El SI evita el error cuando todavía no pones precio.
Valor en bodega (columna K)
=F2*H2. Cuánta plata tienes parada en ese producto. Al final de la columna, =SUMA(K2:K500) te da el total invertido en mercadería, un número que casi ningún almacenero conoce.
Alerta de reposición (columna L)
=SI(F2<=G2;"PEDIR";""). Cuando el stock toca el mínimo aparece la palabra PEDIR. Filtra la columna L y tienes la lista para el proveedor sin revisar estante por estante.
Una fila de ejemplo
Con números inventados para que veas cómo se lee: arroz de 1 kilo, stock 8, mínimo 10, costo 1.100 pesos y precio 1.500. La columna J muestra 27% de margen, la K dice que tienes 8.800 pesos parados en arroz y la L muestra PEDIR, porque quedan menos de las 10 que definiste como mínimo.
Lo que más plata amarra
Ordena la columna K de mayor a menor. Los primeros diez productos son los que más plata tienen parada, y los que más conviene cuidar en cada conteo.
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Cómo llenarla la primera vez
El primer llenado es el más largo. Después solo actualizas.
- Parte por una categoría
No intentes todo el almacén en un día. Empieza por abarrotes o por bebidas.
- Cuenta con la planilla abierta
Con el celular en la mano, recorre el estante y escribe el stock directo en la columna F.
- Saca el costo de la factura
La última factura del proveedor dice cuánto pagaste. Divide por las unidades de la caja.
- Define el mínimo con la cabeza
Lo que vendes en los días que tarda en llegar el proveedor, más un colchón. Ajusta después de un mes.
Si tienes cientos de productos: conteo por partes
En un minimarket contar todo de una vez no es realista. El método que funciona es repartir el conteo: cada día cuentas una parte, y al cabo de dos semanas pasaste por todo sin cerrar ni quedarte hasta la madrugada.
Agrega una columna M con la fecha del último conteo. Ordénala de la más antigua a la más nueva y cuenta primero lo de arriba. Los productos de la parte alta de la columna K, los que más plata amarran, cuéntalos cada semana; el resto, cada quince días o cada mes.
Cuando el conteo no calza con la planilla, no corrijas el número en silencio. Anota la diferencia en otra columna. Si siempre falta en los mismos productos, ahí hay una merma, un error al cobrar o algo que se está yendo sin pagar.
Cuándo la planilla ya no da más
La planilla te basta si
- Tienes pocos cientos de productos y cambian poco
- Eres tú quien actualiza, siempre
- Puedes darte media hora al día para ponerla al día
- Los proveedores son pocos y los pedidos, regulares
Te va a quedar chica si
- La venta no descuenta el stock y siempre llegas atrasado
- Varias personas la editan y se pisan los cambios
- El archivo pesa y en el celular no abre bien
- Quieres saber cuánto vendiste de cada cosa sin hacer cuentas
El paso siguiente
La planilla tiene un límite de fondo: la venta y el stock viven separados, y tú eres el puente. Lo que estamos construyendo en Tu Almacén Digital es que cada venta de la caja descuente sola del inventario y te avise del mínimo, con estas mismas columnas. Está en desarrollo, sin fecha ni precio.
Mientras tanto, la planilla es la mejor práctica para ordenar el stock: te obliga a conocer tu costo y tu margen, y el día que pases a un sistema ya vas a tener la lista de productos lista para cargar. Para minimarket, el conteo por partes de arriba es lo que más diferencia hace.
¿Es gratis?
Sí. La armas tú con las columnas y fórmulas de esta guía, en Excel o en Google Sheets, que se puede usar gratis con una cuenta de Google.
¿Funciona en el celular?
Sí, con la app de Google Sheets. Para el primer llenado es más cómodo un computador, pero para actualizar el stock en el estante el celular sirve bien.
¿Cuándo dejar la planilla?
Cuando tienes cientos de productos que cambian seguido, varias personas vendiendo o notas que la planilla siempre va atrasada respecto de lo que hay en el estante.
¿Cada cuánto actualizo el stock?
Lo ideal es anotar lo que entra cuando llega el proveedor y hacer conteos por partes cada día. Los productos que más plata amarran, cuéntalos cada semana.
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